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  • 要處理的文件很亂,怎么才能把工作做好? 10個回答

    本人,女,23歲,剛畢業(yè)半年,在一家熟人公司干活,原本是技術工,后來要干文員一部分工作,有一部分工作內容是找文件,因為之前前一個人交接了一下午就離職了,加上自己之前一直沒接觸這方面,所以根本搞不清楚電腦文件在哪里。文件都是分好類的,但還是會找不到 自己也反思過為什么找不到,文件多且雜,已經盡量去熟悉文件了,可是老板說找文件的時候,文件名稱對不上,或者直接說文件內容,或者直接說項目的俗稱,之前公司的項目也不熟悉,(想熟悉也熟悉不了,沒人帶,靠出錯了自己摸索)搞得根本找不到。 再就是有的文件只操作一兩次,然后相隔數月又要重新翻出來用一次,實在是沒有那么好的記憶。 再就是還有一個文員,兩個人都負責一塊東西,有的東西,你沒有經手是對方經手的,但是老板問你要東西,你拿不出來,找不到,就是你的錯。 跟老板也說過原因,但他覺得你在找借口。真的很苦惱,這怎么辦呀,工作一直做不好。

    匿名網友 2023-03-06 16:24:38

楊玥齡
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  • 黃曉梅 向TA咨詢 打賞

    樓主,你好!希望我的回答可以對你有所幫助。
    聽了你的敘述,我覺得你是一位責任性很強的人,給你點贊!!作為剛參加工作的新員工,你很想快速把工作做好、做到位。眼前,因為承擔了自己不熟悉的工作,遇到了一些困難,深感著急和焦慮,不知道怎樣快速適應,對不對?對此,以下建議供你參考:
    1、先處理心情再處理事情。作為一名新員工,承擔了陌生的工作,新老交接不夠完備,老板要求比較高,身邊可獲取的支持力量幾乎沒有,你又想盡快進入良好的工作狀態(tài),在這樣的情況下,你深感著急和焦慮純屬正常。誰遇到這樣的事,都會有這樣的心理反應。請你要正視它、接納它。既來之則安之。著急和焦慮不是解決問題之道,只會影響你的正常思維,進而影響你的工作效率和工作質量。所以,請你放松心情,以平靜的心態(tài)面對眼前的工作處境和工作內容。
    2、抓緊時間熟悉單位的所有文件,做足做好文員工作的所有功課。我跟你一樣,剛參加工作的時候遇到了與你相同的問題。當時我花了半個月時候,認真學習本單位五年來的所有文件、領導講話等材料,還學習了包括生產技術、質量管理、安全管理、經營與銷售、行政管理、人事管理等方面的內部規(guī)章制度。通過全面、系統的學習,我一下子對整個企業(yè)有了比較全面的了解,對企業(yè)的生產經營和內部管理在自己的腦子里建立起了系統化的框架,為后續(xù)快速進入良好的工作狀態(tài)打下了極為重要的基礎。所以說,以我的體會,建議你抓緊一切時間(必要時甚至利用自己的休息時間),認真學習本單位的所有文件。站位要高一點。把學習文件的過程看作是自己認識企業(yè)、將來更好地服務企業(yè)的開端。你談到文件已經分類,這樣應該更方便你學習的。在學習的過程中,如果覺得有些文件重要,建議你建一個備忘錄,把這些重要的文件備份保存或作出備注,方便后續(xù)使用。等等,等等,辦法總比困難多,相信你一定可以馬上適應并出色完成眼前的工作任務。更加相信你,通過你認真細仔整理文件的過程,可以為你今后更好的發(fā)展打下很好的基礎。
    3、記住“我是一切問題的原因”,養(yǎng)成一切從自身做起的好習慣。如果工作沒交接好,請你思考后續(xù)自己如何補課;如果與同事分工不夠明確、邊界不夠清晰,請你思考如何積極與領導和同事溝通,把工作職責搞清楚;如果自身的工作內容不夠熟悉,請你思考如何抓緊時間學習,提前自己的能力。等等,等等。有了這樣的思考,你一定會前途無量!
    祝你進步!祝你快速成長!相信你,加油吧!
    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 朱晨波 向TA咨詢 打賞

    題主你好,非常理解你的困擾和苦惱。

    先給你一個溫暖的抱抱!同時,為你的這份責任心點贊。你“已經盡力在熟悉文件”,也“反思自己為什么找不到文件”,并因為找不到方法焦慮,甚至愿意通過 平臺來求助,說明你是一個對工作非常負責任的姑娘,也愿意為了這份工作去盡可能想辦法。這份責任也會在今后的工作中,能夠更好的幫助你解決工作中遇到的問題。

    我們來一起分析一下你的苦惱和困擾:

    ?

    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 劉雅琴 向TA咨詢 打賞

    你好!對于你當下的處境感同身受。我相信很多剛入職場的人,都會碰到你這樣的情況,我也是,也有過這樣的處境。
    首先你感覺苦惱說明你是個對工作很有責任心的人,想把工作做好,但是因為業(yè)務不熟悉所以有些無從下手。
    焦慮著急是常見現象,但是越是這個時候我們越要冷靜,因為著急焦慮不能解決任何問題,我們首先要做的是調整好自己的心態(tài)。
    第一,你說不知道老板要的是哪個文件,我們可以搜索關鍵詞,這樣很容易就把相關的文件全部找到,再一一排查,看看到底哪個是老板需要的。
    第二,你說文件雜亂,這個需要等到業(yè)務慢慢熟悉了,我們就可以個個解決了,到時候可以把確定的文件歸類建檔,下次就不會出錯了,不要急著一下子解決,那樣很容易出錯。
    第三,記不住的問題,我們可以采用筆記的方法,寫在本子上也好,或者在電腦上寫個記事本或者文檔都可以,盡可能的詳細點,不但自己能一眼看懂,別人也能看懂最好,比如日期,原因等等。
    最后給自己加吧勁,相信自己一定可以,祝你好運!
    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 范雪誠 向TA咨詢 打賞

    你好呀,給你一個360度的擁抱。


    看了你的提問,發(fā)現在提問中表達了兩個方向的問題,一個是文件管理的問題,這是工作方面的技能,再一個是你的情緒方面的困擾。我們一個一個說。


    首先說,文件管理方面的問題。這個是可以學習的。


    你也說,文件都是分好類的,但還是會找不到。


    一個原因可能是不熟悉,再一個原因就是沒找到找文件的方法。


    建議先熟悉文件,你可以嘗試去給文件建個思維導圖,比如,D盤,有三個文件夾,這是一級大綱,再打開每一個文件夾,里面的文件夾或者文件就是二級大綱。這個一直建到最后出現的文件名,而不是文件夾。


    一般文件管理的好的,這個大綱到三級就差不多了。


    比如,D盤的三個文件夾名稱是,三個項目的名稱,那大概率,每個文件夾中就是該項目的相關文件,這個文件可能是按部門,也可能是按項目進度啥的劃分的。


    這個得具體的看你們公司,或者是之間管文件的人文件管理思路。


    這個需要你去打開文件夾去看,去找共性,把之間管理的思路先理清了。


    然后就是文件名,文件名一定要準確概括文件的內容。你說文件都是分好類的,估計這方面應該做的不錯。


    這樣的命名是為了方便搜索。


    這就要說到搜索了。在你熟悉了電腦里有啥文件之后,那怎么搜索更快的,建議全局搜索,就是每次搜索的時候,搜索電腦的所有內存,而不是搜索某個盤。這樣在剛開始,你不了解的事情,可以減少搜索的動作。這個可以去裝一些插件之類的。


    我就是用的金山毒霸的文件資源管理器,搜的時候,只要記住關鍵詞就行。當然,這很考驗文件命名的能力,因為只能搜索文件名,無法搜索到文件的內容。所以文件正確命名就很重要的。在ISO9001質量管理體系中有這方面的要求。


    當然,你說了,文件是分好類的。那你首先要去熟悉這些分類,最笨的辦法就是每個文件夾都打開看一下,如果能把每個文件都點開看一下就更好了。然后弄個全局搜索的工具,在你不熟悉的時候,可以盡快搜索的速度。


    這些技能是可以學習的,也需要時間,但屬于方法論。這個真不能完全靠記憶,找到方法根本不用記。


    說完了文件怎么管理,我們再來說,你的情緒困擾。這方面你沒有說太多。但可以看出你大學剛畢業(yè),在熟人的公司工作,本來是做技術的,現在還得干文員的一部分工作,自己不熟悉這部分內容。


    我想,你不是還有些剛入職場的迷茫,或者是本身就對這份工作不是很滿意,你說在熟人的公司,是不是家里人安排的呢?你的技術工作是不是還在做呢?是技術和文員的工作同時在做嗎?會不會對工作本身不滿,或者對家里人要安排你的生活的不滿呢?


    這些都可能影響你的工作狀態(tài),影響你面對工作時努力的程度。這部分你沒有說。


    另外,本身大學畢業(yè)進入職場,就是人生的轉折點,從學校到社會,從有人安排的生活,到要自己做選擇。這就像一直圈養(yǎng)的小鳥飛出了籠子,不知道往哪飛的迷茫。


    這就涉及到人生規(guī)劃,職業(yè)規(guī)劃,從原生家庭走出來的問題等等。建議你找心理咨詢師聊一聊。


    把心理的狀態(tài)搞穩(wěn)定了,工作的狀態(tài)從才容易穩(wěn)定。


    我是經常又佛又喪,偶爾積極上進的心理咨詢師,世界和我愛著你。





    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 吳遷 向TA咨詢 打賞

    題主你好

    看到了你的描述,從一個只負責技術類型的員工轉變?yōu)橐撠煂B毼膯T的部分工作,這對你來說是一個艱難的挑戰(zhàn)和一個提升自己的機會。

    在你的文字中能夠知道你對新接手工作的種種不適應,以及復雜的情緒變化;會有焦慮、疲倦、自責、憤怒、沮喪、內疚,等等情緒??傮w來說你想要把工作做好,想要做的更好,這是你對自我的要求,也是一種職業(yè)精神的體現。

    做不好、不順利是正常情況,從陌生到熟悉是需要時間的沉淀和意識的打磨。你的努力,相信大家會看得到的,不要過于責備自己。多給自己犯錯的機會,容許自己失誤,同時積極去尋找和創(chuàng)造改善效率的方法。

    可能對于這項工作,你內心是排斥的!不過既然已經接下了,那么就敞開心扉去做吧!無論事情結果的好壞,這些經歷都是你日后的方法經驗,能夠為你日后的生活或者工作保駕護航。

    祝好。

    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 彭慕媛 向TA咨詢 打賞

    你好題主!

    遇到新工作不上手,又無法讓領導理解自己需要更長時間來適應,你一定很委屈、很生氣吧??……

    職場中和上司預期不同該如何讓自己不崩盤?

    “預期”是個很有意思的詞,它和目標比起來,我們本能地知道“預期”是一個規(guī)劃,不一定能實現,但目標是必須實現的設定,兩者并不相同。預期與目標重合并完成時,我們會肯定自己的預判能力,并認同參與或合作者是“有能力”;但當預期真的落空時,失望、憤怒和不愿接受的情緒也會一起襲來,執(zhí)行預期的人也可能會被評定為“能力不足”。

    在你描述的沖突中,你是否有過足夠的時間和老板深度地溝通過?他對于你適應新文員工作有著怎樣的預期?而你自己給自己設定的預期又是怎樣的?上司和你之間的預期是統一的?還是各自為政?只有當你們對彼此的預期都非常了解,才不會出現目前的僵局!

    如何破解這個僵局?猜想邏輯很強的你已經有了自己的答案,精準理解彼此的預期是第一步;最終的目標是讓兩者的預期與目標重合。

    由此來看,你會如何重新梳理自己適應新工作的預期?你可以用怎樣的方式了解上司對你的預期?兩者之間是同頻還是相去甚遠?試起來,從明確彼此的預期開始……祝好!
    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 萬翠華 向TA咨詢 打賞

    你好,我是心探教練放飛。

    非常能理解你的感受,一方面是剛畢業(yè)進入職場,需要一個步入社會的適應階段;另一方面因為工作變動,對新工作又需要適應階段。二者交織在一起,尤其屢屢被老板批評,讓你感覺很受傷,產生嚴重的挫敗感。

    給你一個溫暖的抱抱,我們通過以下2個方面來分享探討一下:

    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 申華 向TA咨詢 打賞

    人的精力、記憶力是有限的,但是人的智慧是無限的。

    想要快速的在一堆文件里面查找出我們需要的文件,就像我們在網絡上搜素我們想要的東西。我們想要找尋文件像網絡搜索一樣迅捷快速,就要建立一個目錄,將文件的關鍵信息,位置,等都進行記錄,當你需要的時候直接進行查詢就行。

    文員的工作看似簡單,卻在簡單當中擁有屬于自己的智慧。我們在工作當中要善于利用身邊的工具,更好的去梳理和記錄文件文檔的信息,做好相關臺賬記錄,當我們需要的時候才能及時的進行調用。

    人生絕大多數時候比拼的不是高能,而是基本能力。俗話說:低水平棋藝靠天賦,高水平棋藝靠努力。天才就是天才,靠的是大量的刻意練習。事實上,溝通、表達、自律、守時等生活中大部分需要的技能,根本不需要太多的天賦。只要你有認真的態(tài)度,扎實的基本功,你就能找到自己在生活中的位置。在進入社會的時候,每個人都希望自己能建摩天大樓,做大事,成為時代的主角。實際工作后,卻發(fā)現大部分的工作內容都很普通,甚至覺得自己只是個搬運工,每天重復著枯燥的生活。但摩天大樓不是用基石建造的,打磨的基本能力,其實是最通俗的智慧,是我們這個時代最稀缺的。

    想要真正的去把握一分工作,就先要對工作有良好的認知,勤于學習、善于總結,每一次將自己遇到的困難化解,都能為自己的今后的工作減少負擔。如果每一次我們都還是讓問題不斷的重現,那么最終只會讓自己徹底失去對的信心。
    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復
  • 石宏英 向TA咨詢 打賞

    你好,被文件包圍的題主。

    通過你的文字,能感受到對當下的狀態(tài),你似乎有一種類似抓狂的感受。文員工作不是你擅長、熟悉的領域,交接工作時間短,沒有老人帶領,文件雜又多,你一個人承擔著這些壓力和現實的困難,沒有被領導理解,甚至會被他視為接口。同時似乎也沒有得到同事的幫助。
    真的是很不容易,我都想大聲喊出來:太tm的煩人了?。?br />
    我們都知道,單純的發(fā)泄情緒并不能幫我們解決實際的困難,但我們可以先讓自己爽了再說。因為只有我們不過多的被情緒左右時,才有可能比較穩(wěn)定的處在“困境”中,尋找更多的解決方法。所以,23歲的姑娘,讓自己先好好放松下來,給自己的心放個假。

    如果你愿意,你可以試著做一個簡單的書寫和記錄。
    1、我今天經歷的情緒:
    2、當時的場景:
    3、情緒強度分數(0-10,代表強度的等級,10級最強)
    4、我感受到這個情緒,可能因為我希望/可能因為我不想要:
    5、我注意到,當時頭腦里有這些想法:
    6、我注意到,當時身體有這些感受:
    7、我注意到,我做了這些事:

    我們做這樣的書寫練習,是為了慢慢梳理出自己的需求是什么,影響我們的是什么。雖然這個行為并不能立刻給我們帶來改變,在梳理的過程中,會幫助我們慢慢拉開想法和我們的距離,我們不再被想法、情緒左右,那個時候,我們或許可以知道自己可以為自己做點什么。

    我們無力改變他人,環(huán)境,但是我們卻可以在理解自己的基礎上,學會關照自己,學會疼惜自己,等那個時候,我們再去看這些事情時,或許你會有不一樣的感受,誰知道呢?

    針對現實的困難,我可能有個比較笨的方法,你找空一些的時間,將所有的文件逐一打開,大致瀏覽一下,然后根據你的習慣來重新整理分類,在筆記本上做一個簡單的索引,什么類型的文件在哪個文件夾里。這樣的一個過程,一是幫助我們梳理了我們當下手中的文件內容,二是可以幫助我們可以更好的了解公司。通過這樣費時費力的整理,你自己對于手中工作的框架已經大概成形。

    當然,我的這個方法不一定適用于你,你可以在看到自己情緒的前提下,尋找適合自己的方法。也可以用好你周圍的資源,向前輩請教,或者從b站找一些文件整理、如何更好的使用搜索功能等的視頻教學。

    你可能暫時做得「不夠好」、「不夠標準」,這完全沒有關系。無論哪一個時刻,你都擁有愛自己、讓自己穩(wěn)步成長的權利。因為,對任何事來說,此刻都是你唯一擁有的時刻。你完全可以去接納、去愛此刻的自己。

    最后的最后,祝我們,學著相信自己并愛著自己
    0評論 2023-03-26 10:03:16 回復