要處理的文件很亂,怎么才能把工作做好? 10個回答
本人,女,23歲,剛畢業(yè)半年,在一家熟人公司干活,原本是技術工,后來要干文員一部分工作,有一部分工作內容是找文件,因為之前前一個人交接了一下午就離職了,加上自己之前一直沒接觸這方面,所以根本搞不清楚電腦文件在哪里。文件都是分好類的,但還是會找不到 自己也反思過為什么找不到,文件多且雜,已經盡量去熟悉文件了,可是老板說找文件的時候,文件名稱對不上,或者直接說文件內容,或者直接說項目的俗稱,之前公司的項目也不熟悉,(想熟悉也熟悉不了,沒人帶,靠出錯了自己摸索)搞得根本找不到。 再就是有的文件只操作一兩次,然后相隔數月又要重新翻出來用一次,實在是沒有那么好的記憶。 再就是還有一個文員,兩個人都負責一塊東西,有的東西,你沒有經手是對方經手的,但是老板問你要東西,你拿不出來,找不到,就是你的錯。 跟老板也說過原因,但他覺得你在找借口。真的很苦惱,這怎么辦呀,工作一直做不好。
匿名網友
2023-03-06 16:24:38
黃曉梅 向TA咨詢 打賞
朱晨波 向TA咨詢 打賞
題主你好,非常理解你的困擾和苦惱。
先給你一個溫暖的抱抱!同時,為你的這份責任心點贊。你“已經盡力在熟悉文件”,也“反思自己為什么找不到文件”,并因為找不到方法焦慮,甚至愿意通過 平臺來求助,說明你是一個對工作非常負責任的姑娘,也愿意為了這份工作去盡可能想辦法。這份責任也會在今后的工作中,能夠更好的幫助你解決工作中遇到的問題。
我們來一起分析一下你的苦惱和困擾:
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劉雅琴 向TA咨詢 打賞
范雪誠 向TA咨詢 打賞
你好呀,給你一個360度的擁抱。
看了你的提問,發(fā)現在提問中表達了兩個方向的問題,一個是文件管理的問題,這是工作方面的技能,再一個是你的情緒方面的困擾。我們一個一個說。
首先說,文件管理方面的問題。這個是可以學習的。
你也說,文件都是分好類的,但還是會找不到。
一個原因可能是不熟悉,再一個原因就是沒找到找文件的方法。
建議先熟悉文件,你可以嘗試去給文件建個思維導圖,比如,D盤,有三個文件夾,這是一級大綱,再打開每一個文件夾,里面的文件夾或者文件就是二級大綱。這個一直建到最后出現的文件名,而不是文件夾。
一般文件管理的好的,這個大綱到三級就差不多了。
比如,D盤的三個文件夾名稱是,三個項目的名稱,那大概率,每個文件夾中就是該項目的相關文件,這個文件可能是按部門,也可能是按項目進度啥的劃分的。
這個得具體的看你們公司,或者是之間管文件的人文件管理思路。
這個需要你去打開文件夾去看,去找共性,把之間管理的思路先理清了。
然后就是文件名,文件名一定要準確概括文件的內容。你說文件都是分好類的,估計這方面應該做的不錯。
這樣的命名是為了方便搜索。
這就要說到搜索了。在你熟悉了電腦里有啥文件之后,那怎么搜索更快的,建議全局搜索,就是每次搜索的時候,搜索電腦的所有內存,而不是搜索某個盤。這樣在剛開始,你不了解的事情,可以減少搜索的動作。這個可以去裝一些插件之類的。
我就是用的金山毒霸的文件資源管理器,搜的時候,只要記住關鍵詞就行。當然,這很考驗文件命名的能力,因為只能搜索文件名,無法搜索到文件的內容。所以文件正確命名就很重要的。在ISO9001質量管理體系中有這方面的要求。
當然,你說了,文件是分好類的。那你首先要去熟悉這些分類,最笨的辦法就是每個文件夾都打開看一下,如果能把每個文件都點開看一下就更好了。然后弄個全局搜索的工具,在你不熟悉的時候,可以盡快搜索的速度。
這些技能是可以學習的,也需要時間,但屬于方法論。這個真不能完全靠記憶,找到方法根本不用記。
說完了文件怎么管理,我們再來說,你的情緒困擾。這方面你沒有說太多。但可以看出你大學剛畢業(yè),在熟人的公司工作,本來是做技術的,現在還得干文員的一部分工作,自己不熟悉這部分內容。
我想,你不是還有些剛入職場的迷茫,或者是本身就對這份工作不是很滿意,你說在熟人的公司,是不是家里人安排的呢?你的技術工作是不是還在做呢?是技術和文員的工作同時在做嗎?會不會對工作本身不滿,或者對家里人要安排你的生活的不滿呢?
這些都可能影響你的工作狀態(tài),影響你面對工作時努力的程度。這部分你沒有說。
另外,本身大學畢業(yè)進入職場,就是人生的轉折點,從學校到社會,從有人安排的生活,到要自己做選擇。這就像一直圈養(yǎng)的小鳥飛出了籠子,不知道往哪飛的迷茫。
這就涉及到人生規(guī)劃,職業(yè)規(guī)劃,從原生家庭走出來的問題等等。建議你找心理咨詢師聊一聊。
把心理的狀態(tài)搞穩(wěn)定了,工作的狀態(tài)從才容易穩(wěn)定。
我是經常又佛又喪,偶爾積極上進的心理咨詢師,世界和我愛著你。
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